“El momento de reparar el tejado es cuando brilla el sol”. JF Kennedy
Ser empresario pudiera ser considerado como un deporte extremo, es una actividad compleja que tiene un ritmo muy acelerado lleno de obstáculos que hay que sortear solo para mantenerse de pie, esta dinámica pone a prueba a las personas más tenaces y desgraciadamente en México 8 de cada 10 empresas que nacen no viven para celebrar su segundo cumpleaños.
No es casualidad que entre las causas comunes reportadas por empresas que llegan a la quiebra es una planeación deficiente o nula que se traduce en eventos inesperados o sorpresas que dejan a la empresa sin suficientes recursos para seguir operando.
Entonces está clara la importancia de planear, pero ¿si la empresa no tiene experiencia en esta actividad por dónde empezar?. Existe toda una industria alrededor de temas de planeación, basta con hacer una búsqueda de google y podemos encontrar múltiples fuentes de información, métodos, libros, cursos, gurús, hacks y recetas milagrosas. Algunos de estos puede que sean de buena calidad pero no es extraño también encontrar mucha información engañosa que lejos de ayudarnos puede en el mejor de los casos hacernos perder el tiempo y tiempo es un recurso que el empresario no se puede dar el lujo de desperdiciar.
Para las empresas que tienen el recurso para buscar apoyo en instituciones o despachos probados para aprender sobre planeación y despliegue estratégico definitivamente es un dinero bien invertido, pero no todos tienen esa oportunidad, para esos casos podemos en este espacio discutir algunos puntos que pudieran ayudar para que el lector tenga un punto de partida.
Todo inicia con la acción de entender el propósito de la empresa, mismo debe permanecer constante a lo largo de su vida, el mundo puede cambiar y con ello la manera como nos aproximamos a la solución de los problemas en turno pero en principio el propósito es el mismo. Estos propósitos comúnmente los expresamos como la visión de la empresa.
Hacer una planeación sin información es un ejercicio fútil, incluso peligroso, por esto es importante antes de sentarse a planear juntar información sobre el desempeño histórico de la empresa, cosas como volúmenes de venta, mercados donde se tiene participación, competencia actual, características de la operación, activos disponibles y sus capacidades, etc. Entre mayor información se tenga mejor. Esto sirve como contexto para poder hacer predicciones objetivas.
El conocimiento obtenido de la revisión de la información nos debe dar suficiente visibilidad para poder establecer objetivos a largo plazo, normalmente de 3 a 5 años, estos objetivos deben primero estar alineados con el propósito de la empresa y deben ser suficientemente agresivos para motivar al crecimiento pero también realistas para que sean alcanzables, típicamente estos objetivos son de un enfoque a alto nivel. Algunos ejemplos pueden ser: Resultados esperados de volumen de ventas, participación de mercado, nivel de servicio, desempeño financiero, responsabilidad social, etc.
Existe una complejidad en bajar objetivos de alto nivel a planes que se puedan llevar a la acción, de hecho esta es la parte más compleja y quizá más importante del ejercicio de planeación ya que debe tocar todos los aspectos del negocio para asegurar que todas las partes del sistema evolucionan al mismo ritmo y no se causan eslabones débiles en la organización, un metodología que funciona muy bien es el método de “balanced scorecard” por qué se basa en el principio de la causalidad donde primero se establecen los efectos deseados (Objetivos a corto plazo) y se trabaja hacia atrás. Normalmente iniciando con los objetivos financieros y de ahí cascadear a objetivos comerciales y operativos, necesidades estructurales y de recursos y finalmente aprendizaje y gestión del conocimiento.
Se dice que la responsabilidad dividida es responsabilidad de nadie, por esto es fundamental realizar un ejercicio de despliegue estratégico donde se le comunique de manera efectiva el plan a todas las personas involucradas en la operación y traducir los planes globales en roles y responsabilidades individuales que puedan ser ejecutadas y medidas.
Todos los procesos naturales tienen un ritmo y esto también es cierto para las organizaciones, es importante que las funciones de liderazgo establezcan este ritmo en sus operaciones para forzar los momentos de reflexión sobre el avance de los planes y corregir el rumbo cuando sea necesario.
Lo más importante del proceso de planeación es tomar la decisión de empezar, ya que a caminar se aprende andando.
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